Шағын және орташа кәсіпорындарда іс қағаздарын ұйымдастыру жауапкершілігі көбіне кәсіпорын басшысының хатшысына немесе бөлімше басшысы хатшысына жүктеледі. Алайда хатшының қызметі мұнымен шектелмейді: хатшылық жұмысы әртүрлі міндеттер арасында жылдам ауысуды, жоғары ұқыптылық пен жүйелілікті талап етеді.

Хатшының ең маңызды функциясы — басшыға барынша көмек көрсету және уақытын үнемдеу. Бұл мақсат күнделікті жұмыс процесін ұйымдастыру арқылы іске асады.

Хатшының негізгі міндеттері

1

Құжаттармен жұмыс

  • Құжаттарды ресімдеу және тіркеуге қатысты жұмыстарды жүргізу.
  • Құжаттарды құрылымдық бөлімшелерге уақытылы жөнелту.
  • Құжаттардың орындалу мерзімін бақылау.
  • Басшының қол қоюына құжаттарды қабылдау және олардың дұрыс рәсімделуін тексеру.
  • Орындалған құжаттарды сақтауды ұйымдастыру.
2

Байланыс құралдарымен жұмыс

  • Телефон арқылы келіссөздер жүргізу. Басшы орнында болмаған жағдайда қоңырау шалған адамның аты-жөні, байланыс нөмірі және мүмкіндігінше сұрағы тіркеледі.
  • Факсты қабылдау және жөнелту.
  • Электрондық пошта арқылы хабарламаларды қабылдау және жіберу.
  • Қолданылатын байланыс құралдарының жарамдылығын бақылау; істен шыққан жағдайда жөндеу қызметін шақырып, тез арада қалпына келтіру.
3

Келушілермен жұмыс

  • Кәсіпорын қызметкерлерін қабылдау, сұрағын нақтылау және қажетті көмек көрсету.
  • Іссапарға жіберілген қызметкерлерге қолдау көрсету: тиісті бөлімшеге бағыттау, қонақүйге орналасуын ұйымдастыруға көмектесу.
4

Жиналысты дайындау және өткізу

  • Шақырылған қатысушыларды басшының тапсырмасымен алдын ала таныстыру.
  • Қатысушылар тізімін жасау және ұйымдастыру мәселелерін үйлестіру.
  • Басшының баяндамасын ресімдеуге көмектесу.
  • Жиналыс барысында хаттама жүргізу.
5

Шаруашылық сипаттағы жұмыстар

  • Басшы кабинетінің жинақы әрі тәртіпті күйде болуын қадағалау.
  • Техникалық құрал-жабдықтардың жарамдылығын бақылау.
  • Кабинетті қажетті кеңсе тауарларымен және ресурстарымен уақытылы қамтамасыз ету.

Хатшыға қойылатын жалпы біліктілік талаптары

Жеке қасиеттер

  • Сенімділік, орындаушылық, жоғары жұмыс қабілеттілігі.
  • Тіл табыса білу, дау-дамайдан қашу және келісімге келу қабілеті.
  • Сырбаздық, жинақылық, денсаулықтың жақсы болуы және теріс қылықтардың болмауы.
  • Мәліметтердің құпиялылығын сақтай білу.

Кәсіби құзыреттер

  • Кәсіпқойлық, біліктілік және тиісті жұмыс тәжірибесінің болуы.
  • Компьютерде еркін жұмыс істей алу.
  • Шет тілін жақсы меңгеруі.
  • Іс қағаздарын жүргізу талаптарын білу және қолдана алу.
  • Басшы тапсырмаларын жоспарлау, ұйымдастыру және бақылау дағдылары.
  • Адамдармен тез тіл табыса білу.

Қорытынды ой

Хатшы — басқару жүйесінің күнделікті жұмысын ұстап тұратын негізгі буын. Құжат айналымын, байланыс арналарының үздіксіздігін, қабылдау мен жиналыстардың ұйымдастырылуын қамтамасыз ету арқылы хатшы басшының уақытын үнемдеп, шешім қабылдау процесінің тиімділігін арттырады.